Шпаргалка для громадських організацій та ініціатив, розроблена на конкретному прикладі підготовки громадського простору uCRAZYans *
Теорія заходу
Публічна подія має бути спланована до найменших дрібниць.
Цикл її підготовки:
— аналізуємо (цілі, задачі, потреби);
— плануємо;
— організовуємо;
— знову аналізуємо («зради» й «перемоги», висновки).
Як бачите, все починається й закінчується важливим етапом: аналізом. Залучайте до нього всю команду!
Неважливо, який саме івент ви створюєте – неодмінно маєте знати чіткі відповіді на питання:
- «Навіщо ми це робимо?»
- «Яка мета заходу? Що він принесе людям? Що має змінитись після нього?»
- «Для кого ми це робимо? Хто наша цільова аудиторія?»
- Головне ж питання в процесі фінального аналізу заходу: «Чи досягли ми мети?»
? Приклад. Готуючи uCRAZYans, ми мали такі відповіді.
Мета заходу: залучення громадян до змін в місті
Задачі:
- ознайомити учасників з базовими принципами залучення до змін в місті;
- познайомити мешканців міста з діяльністю локальних та запрошених ГО;
- розширити коло прихильників діяльності активістів.
Аудиторія: мешканці міста, активісти та потенційні активісти.
Отже, із цього знання вже випливає питання: «Як усе це вибудувати?» На нього відповідає івентор. Скажімо, якщо захід має на меті обговорення законопроекту – тут логічніший круглий стіл, а не вулична акція. Якщо його цільовою є батьки з дітьми – потрібні відповідні розважальні елементи.
Починаємо планувати деталі!
«Закон збереження заходу: ніщо не береться нізвідки – і ніщо не щезає в нікуди. Якщо потрібен зал, він не може самозародитись. Хтось має його знайти, домовитись…
…А потім прибрати, здати у неушкодженому вигляді!»
А тепер до практики!
З чого почати?
- Підбір команди та розподіл ролей. Хто за що відповідає, куди біжить, кому телефонує? Усі мають чітко знати: я роблю саме це.
? Приклад. Під час підготовки uCRAZYans були такі основні ролі: координатор всього заходу, координатор технічного забезпечення, SMM-менеджери, координатор персоналу, координатор партнерів, координатор роботі з медіа, дизайнер, соціолог.
Алгоритм підбору команди простий. Потрібно зрозуміти, з яких елементів складається ваш захід.
? Приклад.
| Що бачать люди | Що має зробити івентор | |
| Лекторій | Технічні питання | |
| Квест-намет | Локація | |
| Неформальна зустріч «смузі-паті» | UCRAZYANS | Персонал |
| Фокус-група | Дизайн | |
| Презентація | Поліграфія | |
| Прес-сніданок | Комунікація (SMM, реклама, ЗМІ) | |
| Інтерактивний музей |
Під кожну задачу обираємо спеціаліста. Одна людина може поєднувати декілька задач. Але не перевантажте одного фахівця!
Важливо не займатися мікроменеджментом, самотужки перевіряючи кожне печивко на прес-сніданку. Якщо ви обрали людину під конкретну задачу, то вона як професіонал має вам повідомляти, що робитиме і чого потребує. Головна ваша задача – описати сфери обов’язків всієї команди. Щоб до координатора всього заходу не бігли з кожним запитанням, а звертались одразу до відповідальної особи.
- Комунікація в команді. Домовляйтесь із командою про вашу внутрішню комунікацію.
? Приклад. Електронна пошта – для важливих листів (концепція, оновлення), поточка – група у фб-чаті, швидкі уточнення – телефон. Документи зберігаємо онлайн, користуємось спільним онлайн-календарем.
Домовляємося про швидкі «летючки», на яких проговорюємо тезово: що зробили, а що «лежить непідйомним вантажем». Обов’язково знаходиться хтось, хто допоможе.
? Приклад. підготовку uCRAZYans ми почали за півтора місяці і збиралися понеділок, середа, п’ятниця на 15-30 хвилин проговорити. За два тижні до заходу ми збиралися до 4х разів на тиждень.
- Планування. Івентор разом із своєю командою складає чек-ліст – список необхідного. Уявляємо день і місце заходу. Що тут має бути? Усе це докладно перелічуємо.
? Приклад. Лекторій uCRAZYans. Що має бути:
— тема;
— спікери (основні та запасні);
— кількість часу;
— зал, стільці;
— технічне забезпечення (фліпчарт, маркери, мікрофони, проектор тощо);
— фотограф;
— посади, фото й тези виступів спікерів для висвітлення у соцмережах;
— банер;
— список реєстрації.
Починаємо планувати задачі, які потрібно зробити в кожному блоці, й рахувати кількість часу на підготовку кожного.
Завжди мають бути чіткі дедлайни – «жорсткий» (який не можна посунути – скажімо, дата заходу) і «м’який» (внутрішній, для страховки). Щоб ми бачили, де можемо «провисати», й де маємо можливість для маневру.
Враховуємо часові рамки: скажімо, дизайнерові потрібно 5 днів на верстку, типографії – 6 днів на друк… Дізнавайтесь про всі потрібні терміни.
- Паралельно неодмінно маємо прописати бюджет. Закладіть на кожну статтю додаткові 10% на форс-мажори – вони є завжди!
- За день до проекту складаємо монтажний план. Це список того, що має бути зроблено безпосередньо до початку події. Рекомендовано прописувати час: скільки на що плануєте витратити. Звідки і хто привозить матеріали? Тут обов’язково мають бути всі відповідальні особи, виконавці задачі та їхні телефони.
? Приклад.
| Час | Що робимо | Що потрібно | Відповідальний | Телефони підрядників | Примітки |
| 8:00 — 8:30 | Розвантажити машину | Рукавички та вода для вантажників | Катя | номери водія, 2х вантажників та імена | |
| 8:30 — 9:00 | Розставляємо стільці | 100 стільців | Каріна | номер та імя одного з вантажників |
Корисні поради
Важливо! Зрозуміти, в який день ви проводите захід, скільки він триває і яке місце проведення. Чи прописані певні умови, скажімо, в контракті з замовником? Якщо ні, то дату обираємо за принципом «від зворотного»: спочатку викреслюємо дні, що не підходять. Маємо зрозуміти: в який день та час аудиторії буде найбільш зручно відвідати захід.
Треба врахувати:
- чи нема «перетинів» із іншими заходами, особливо схожими на ваш;
- календар вихідних і перенесених державних та релігійних свят;
- якщо захід направлений на молодь, важливо врахувати екзамени та сесії.
? Приклад. Дату uCRAZYans у Луцьку довелося перенести через релігійне свято. Для місцевих жителів це важливо: цей день прийнято проводити з сім’єю.
? Підрядникам краще відправити дві SMS-ки – за день до події та зранку в її день: «Все в силі, чекаємо! Чи все у вас добре?» Люди бувають заклопотані…
? Із помічниками треба проговорити їх роль за день до заходу та в його день. Ті, хто відповідають за активності, мають знати відповіді на найпоширеніші питання від учасників події: пароль від wifi, місцезнаходження туалету й кави. Мають чітко розказувати про мету заходу, організаторів, прогруму.
? Кожен член команди повинен мати телефони людей, до яких має звертатися у різних випадках – передбачених і не дуже.
? Приїдьте заздалегідь – хоча б за дві години до події, щоб усе перевірити. Чи все на місці? Чи працює техніка?
? Зона реєстрації має бути готовою перед появою гостей. Вона повинна бути чистою та охайною. Жодних тарілок! Помічник зголоднів? Має бути можливість тимчасово помінятися!
? Деталі дуже важливі. Записуйте всі, щоб ураховувати! Додаткові батарейки для мікрофону – дрібничка, але без неї може зірватися лекція.
? «Посміхаємось та машемо!» Навіть якщо за вашою спиною приземлився НЛО, робіть вигляд, що так і треба. Зрештою, ніхто, крім вас, не знає, що насправді то не частина вашого шоу!
Бліц
– Які зустрічаються типові помилки активістів, що готують заходи?
– Незнання аудиторії. Якщо це пенсіонери, не надто ефективно намагатись спілкуватись із ними у фейсбуці. Говоріть мовою своєї цільової, а не так, як зручніше вам!
– Чи були події, де абсолютно все йшло «як помащене»?
– Так, але… десь до обіду, а тоді – колапс! Несподіванки трапляються завжди, будьте готовими і посміхайтеся.
– Наведи приклад події, на якій, на твою думку, ніхто не нудьгував. У чому бачиш успіх?
– Гадаю, це «Вечір зрадоньки» у Києві в жовтні. Це перша спроба відверто обговорювати проблеми громадського сектору – і робити це весело, з «родзинкою». Ми навіть отримали за цю новинку премію найкращих піарників НУО від клубу «Піранья» (номінація «Інновації в PR»).
– Якою має бути команда, що організовує захід?
– Єдиною. Всі повинні розуміти, що це важливо. Мають співпадати цінності.
– Що неодмінно присутнє в кишені івентора?
– Кишеня? Не вмістить! Від перманентного маркера – до заспокійливого засобу… Це має бути великий наплічник! Не забудьте головне – сценарій заходу.
– Як найкраще вчитись організації подій?
– Єдиний спосіб добре організувати – брати й організовувати! Що більше, то краще. Тоді матимете досвід. Ретельно аналізуйте! Та прискіпливо плануйте. Це два головні «кити». Також не пропускайте можливості повчитися, перейняти досвід у крутих організаторів.
– Що порадиш початківцю, що береться за організацію заходів?
– Не бійтесь відрізнятись! Але будьте готові до того, що не всі вас зрозуміють. Чи принаймні не одразу 🙂
Підготувала Юлія Шекет
* uCRAZYans – фестиваль, що дає містянам змогу дізнатись, чим саме займаються громадські організації, соціальні активісти у місті та в Україні. Протягом 2017 року uCRAZYans відбувся у 5 містах: Житомирі, Луцьку, Дніпрі, Сумах та Херсоні. Його відвідали близько 5000 людей.
